Mendetilkan Tugas Menggunakan Hukum Parkinson

Sumber Gambar : xqa.com.ar

Terlihat gampang tapi susah dilakukan, perencaan adalah suatu cara/mekanisme yang bisa membuat perkerjaan kita menjadi lebih mudah. Celakanya bila kita gagal merencanakan kegiatan, secara tidak langsung kita berencana untuk gagal. Seperti sejumlah pasukan tanpa strategi maju ke medan perang, itu sama dengan bunuh diri. Di kehidupan nyata, hal yang dapat kita rasakan adalah galau, perasaan tidak menentu, resah, mencari dan melakukan hal yang tidak penting, tanpa disadari waktu telah habis.

Saat keinginan untuk merangcang perencanaan ada tidak cukup dengan asal berencana. Misal, untuk mengerjakan penulisan skripsi BAB I kita mengalokasikan waktu sampai 1 bulan. Alasannya butuh waktu untuk riset dan mengumpulkan bahan dan lain sebagainya. Padahal jika mau, kita bisa mengerjakannya kurang dari itu. Bahkan bisa cukup dengan 4 hari. Fakta kebanyakan dilapangan menunjukkan bahwa orang cenderung mengerjakan di akhir waktu alias mepet dead line. Yakni setelah berbagai “ancaman” itu semakin tampak di depan mata.

Pekerjaan itu cenderung berkembang mengisi waktu yang disediakan. Dikenal dengan istilah Hukum Parkinson. Jika kita mengalokasikan pekerjaan 8 jam untuk pekerjaan yang sebenarnya bisa dilakukan 2 jam, maka sisa dari 2 jam itu akan digunakan untuk hal lain cenderung lebih detil atau mencari dan menghubung-hubungkan pada hal yang kurang perlu. Tampak seperti all out atau “nyemplung” padahal bila dipikir-pikir lebih dalam tidak sesuai dengan tujuan atau harapan sebenarnya.

Ingat bahwa 20% pekerjaan itu menyumbang hasil 80% pekerjaan (Prinsip Pareto). Sangat disayangkan bila waktu yang dialokasikan terlalu panjang padahal sebenarnya bisa dilakukan dengan waktu yang lebih singkat. Dengan memperpendek alokasi waktu/durasi bisa membuat kerja kita lebih efektif. Orang akan mudah mencapai done tasks (tugas yang beres)Semakin sering dan banyak orang mencapai done task semakin semangat dia bekerja dan semakin sering dia diingatkan pada tujuannya.

Maka dari itu, rancanglah jadwal kegiatan kita sesering mungkin dan buat turn over yang tinggi. Artinya alokasikan waktu seperlunya, sependek mungkin tapi tetap realistis. Untuk mengkompensasinya, kita bisa sering banyak merancang task (tugas), membagi task besar menjadi task-task kecil yang lebih detil. Bisa juga seekali berfungsi sebagai revisi dari task sebelumnya bila masih ada bagian yang perlu disempurnakan. 

Iklan

5 Langkah Membuat Rencana Aksi Nyata (Action Plan)

Menindaklanjuti tulisan sebelumnya tentang prinsip pareto dan kesuksesan, penting bagi kita untuk bisa mengatur rencara kegiatan di setiap harinya. Sebagaimana sering dikatakan kebanyakan orang, bila gagal berencana berarti merencanakan kegagalan. Bentuk realisasi perencanaan adalah menyusun rencana aksi (Action Plan) secara tertulis/terdokumentasi. Sehingga bisa bisa diacu, direview, dan dievaluasi.

Ada beberapa tips dan teknik tentang bangaimana menyusun rencana aksi. Berikut adalah 5 tahapan pembuatan rencana aksi yang saya tawarkan untuk menjadi salah satu pilihan dalam membuat perencanaan.

  1. Menentukan apa sebenarnya hal yang ingin kita miliki/capai.
    • Lima kategori penentuan tujuan yang sebaiknya dipenuhi, terkumpul dalam kata SMART:
      • Spesific : Tujuan bersifat detil dan spesifik.
      • Measurable : Tujuan yang ditentukan dapat diukur secara bentuk, besaran ukuran, dan waktu.
      • Achieveble : Tujuan bersifat mungkin untuk diraih berdasarkan kapasitas diri. Maka dari itu, penting bagi kita untuk memperhatikan kesibukan lain yang kita miliki. Jangan sampai bentrok atau overlap.
      • Realistic : Tujuan adalah hal yang nyata dan sesuai dengan sumber daya dan potensi yang kita miliki. Seperti modal dan potensi keterampilan diri.
      • Time-bound : Ditentukan target waktunya
  2. Membuat timeline, berupa garis mendatar dan menuliskan huruf A di awal dan B di akhir garis. A menunjukaan awal proses dimulai, B berarti akhir proses dicapai. Selanjutnya tentukan waktu awal A dan tenggat akhir B tadi.
  3. Braindump, brainstorming aksi-aksi yang menurut kita penting untuk meraih tujuan kita.
  4. Urutkan aksi-aksi tadi berdasarkan prioritas dan kebergantungannya satu sama lain. Hilangkan pula bila ada beberapa poin yang dirasa sama atau tidak penting dan bisa dihilangkan.
  5. Petakan poin-poin aksi tadi ke dalam timeline yang telah dibuat, dan tentukan milestone-nya serta due date-nya masing-masing.

Berikutnya anda bisa langung “beraksi” merealisasikannya! Dokumen ini secara tidak langsung menjadi acuan pekerjaan dalam meraih tujuan yang bisa dievaluasi di kemudian hari.

Bekerja Efektif dengan Prinsip Pareto

Sumber Gambar mytimemanagement.com

Untuk mencapai kesuksesan maka perlu ditentukan tujuan. Sebagai contoh, bila kita ingin sukses bekerja di kantor hari ini, maka kita tentukan tujuan dan hal apa saja yang akan dilakukan di hari ini. Menyisihkan waktu beberapa menit untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan lebih produktif.

Seorang ahli ekonomi asal Italia Vilfredo Pareto mengamati bahwa 20% perusahaan menyumbang 80% produk nasional bruto (GNP) suatu negara. Sedangkan 20% perusahaan lainnya hanya menyumbang 20% GNP sisanya. Hasil pengamatan ini dijadikan Prinsip, aturan 20/80, yang bisa diterapkan ke banyak bidang.

Dalam hal manajemen waktu, 20% aktivitas berkontribusi pada 80% hasilnya, dan 80% lainnya berkontribusi pada 20% sisanya. Hal yang sama bisa diterapkan untuk bidang-bidang yang lainnya. Syaratnya bidang tersebut haruslah bidang yang tidak menjadi pokok pekerjaan anda. Bila tidak diperlakukan dengan aturan 20/80 akan bisa menggerogoti waktu anda yang terbatas.

Most of the “work” is done up front, in the sense of deciding the type. The rest is “filling in details.”